Das österreichische Bundesheer hat im vergangenen Jahr die Migration von Microsoft Office zu LibreOffice auf rund 16.000 Arbeitsplätzen abgeschlossen. In einem jetzt veröffentlichten Interview mit der Document Foundation erläutern Verantwortliche des Bundesheers, warum die Entscheidung fiel und wie die Umstellung über mehrere Jahre vorbereitet wurde. Im Mittelpunkt standen dabei weniger die Lizenzkosten als Datenschutz, Unabhängigkeit von externen Diensten und digitale Souveränität.
Office-Suite ohne Cloud-Anbindung gesucht
Die Überlegungen reichen bis ins Jahr 2020 zurück. Anlass war die zunehmende Verlagerung von Anwendungen in die Cloud. Das Bundesheer untersuchte deshalb, welche Garantien Microsoft für einen dauerhaften lokalen Betrieb seiner Office-Suite ohne Cloud-Anbindung geben könne. Anfang 2023 fiel schließlich auf höchster Ebene im Verteidigungsministerium die Entscheidung für LibreOffice. Ziel war, sicherzustellen, dass Daten die eigene Infrastruktur nicht verlassen und die Office-Anwendungen ohne externe Abhängigkeiten betrieben werden können.
Sanfte Migration
Die Migration erfolgte bewusst nicht als harter Schnitt. Zunächst konnten Beschäftigte LibreOffice freiwillig installieren. Rund die Hälfte der insgesamt 16.000 Anwender machte von diesem Angebot Gebrauch. Ab 2023 schrieb das Bundesheer LibreOffice dann in ausgewählten Bereichen verbindlich vor. Im Dezember 2024 wurde die freie Office-Suite schließlich zum Standard für die interne Zusammenarbeit. Damit hatten die Anwender längere Zeit Gelegenheit, sich an Writer, Calc, Impress und Base zu gewöhnen.
Support für die Mitarbeiter
Begleitet wurde die Umstellung durch E-Learning-Angebote und Videos. Kurze „Fast Tracks“ sollten innerhalb von etwa 15 Minuten die wichtigsten Unterschiede und typischen Stolperfallen der einzelnen LibreOffice-Komponenten vermitteln. Überdies veröffentlicht das Bundesheer seit zwei Jahren jeden Montag einen Tipp der Woche im Intranet. Darin greifen die Verantwortlichen Fragen aus der Praxis auf, stellen neue Funktionen vor und erklären Besonderheiten der Bedienung.
Vorbildlich umgesetzt
Ganz im Sinne von Open Source setzt das Bundesheer LibreOffice nicht nur ein, sondern finanziert auch die Entwicklung von benötigten neuen Funktionen, die anschließend in das freie Projekt einfließen. Die Document Foundation kündigt für die kommende Woche einen zweiten Teil des Interviews an. Darin soll es detaillierter um die vom Bundesheer finanzierten LibreOffice-Verbesserungen sowie um Erfahrungen und Empfehlungen für andere Organisationen gehen, die eine vergleichbare Migration planen. Wir werden berichten.
